Las Políticas de Extensión de la Universidad Austral de Chile -Decreto de Rectoría 016 del 7.5.2009- en sus objetivos específicos indican funciones de esta Dirección, entre otras:
Fortalecer la vinculación con el medio, a través del estímulo de la comunicación y el contacto con instituciones públicas y privadas que se traduzca en la ejecución de actividades bidireccionales que contribuyan a satisfacer necesidades del medio social.
También la extensión deberá articularse con las actividades de docencia e investigación y se desarrollará preferentemente en los ámbitos en que contribuyan a fortalecer la vinculación con el medio que sea de interés corporativo y apoyen el desarrollo cultural, científico y tecnológico de la región sur austral del país
Asimismo, la Dirección de Extensión es la unidad encargada del registro, seguimiento y evaluación de las actividades de extensión y vinculación con el medio que presenten los integrantes de la comunidad universitaria a fondos concursables internos y externos.
En base a lo anterior, la Dirección de Extensión ha elaborado el presente documento con el objeto de oficializar los procedimientos a seguir para el registro de convenios y/o proyectos que en el ámbito de la extensión ejecutan los académicos en la Universidad Austral de Chile.
PROCEDIMIENTOS PARA PROYECTOS:
•A) Proyecto como Persona Natural: están a cargo de un Ejecutor responsable de las actividades, quien elabora los informes ejecuta compromisos económicos.
B) Proyecto como Persona Jurídica: en este tipo de proyectos, el responsable es el Sr. Rector quién firma los proyectos, un Ejecutor realiza el proyecto, elabora los informes y ejecuta compromisos económicos.
2.- Ingreso de proyecto a la Dirección de Extensión.
2.1. El proyecto debe venir con la autorización del Decano correspondiente, anexado a una comunicación interna.
2.2. El proyecto es ingresado, registrado y se envía autorizado a la Dirección Jurídica y para posterior firma del Sr. Rector, esta unidad devuelve con una comunicación la documentación a la Dirección de Extensión.
2.3.- La Dirección de Extensión devuelve oficialmente al interesado el proyecto debidamente firmado por el Sr. Rector y deja registro de la entrega.
3.- Responsabilidades del Ejecutor del proyecto.
3.1.- El Ejecutor del proyecto debe considerar, a lo menos 5 días para que la Dirección de Extensión pueda presentar la documentación ante las instancias internas correspondientes.
3.2.- Conocer y asumir los requerimientos de las bases de postulación - fechas, formularios oficiales para la elaboración de informes de actividades y económicos.
3.3.- La administración y control financiero convenio estará a cargo del Ejecutor del Proyecto, quien será responsable de su ejecución como asimismo del cumplimiento de los compromisos contraídos.
3.4.- Preparar los informes de actividades e informes económicos que solicite la organización y/o institución que otorga el financiamiento, dejando una copia en la Dirección de Extensión.
4.- Responsabilidades de la Dirección de Extensión.
4.1.- Difundir a la comunidad Universitaria llamados a Concursos de Proyectos.
4.2.- Asesorar a los responsables de proyectos en la tramitación interna de proyectos.
4.3.- Mantener un registro de los proyectos, de sus informes y presentaciones.
4.4.- Colaborar con las instancias superiores para que los proyectos se informen debidamente.
1.- La presentación de un convenio debe estar en el marco del Plan de Desarrollo de la Unidad a la cual pertenece el académico y/o profesional (Plan Estratégico de la Universidad 2008-2011) y contribuir al compromiso con la comunidad regional y nacional.
Los convenios pueden ser generales o específicos.
A) Generales: son acuerdos de colaboración al cual se pueden acoger diversas unidades de la Corporación.
B) Específicos: son los que comprometen actividades determinadas y tienen un responsable académico y/o profesional ante la Universidad.
La suscripción y firma de los convenios específicos o generales compete al Representante Legal de la Institución, que es el Sr. Rector.
2.- Ingreso de convenio a Dirección de Extensión.
2.1. El convenio debe venir con autorización del Decano correspondiente, anexado a una comunicación interna.
2.2. El convenio es ingresado, registrado y se envía autorizado a la Unidad de Relaciones Regionales, dependiente de Prorrectoría, quién lo despacha a la Dirección Jurídica para posterior firma del Sr. Rector, esta unidad devuelve con una comunicación la documentación por conducto regular a la Dirección de Extensión.
2.3.- La Dirección de Extensión devuelve oficialmente al interesado el convenio debidamente firmado por el Sr. Rector y deja registro de la entrega.
3.- Responsabilidades del Ejecutor del convenio.
3.1.- El responsable del convenio debe considerar, a lo menos 5 días para que la Dirección de Extensión pueda presentar la documentación ante las instancias internas correspondientes.
3.2.- Conocer y asumir los requerimientos de las bases de postulación - fechas, formularios oficiales para la elaboración de informes de actividades y financieros.
3.3.- La administración y control financiero del convenio estará a cargo del Ejecutor del mismo, quien será responsable, de su ejecución y del cumplimiento de los compromisos contraídos.
3.4.- Preparar los informes de actividades e informes económicos que solicite la organización y/o institución que otorga el financiamiento, dejando una copia de todos ellos en la Dirección de Extensión.
4.- Responsabilidades de la Dirección de Extensión.
4.1.- Difundir a la comunidad universitaria información de llamados a Concursos.
4.2.- Asesorar a los responsables de proyectos en la tramitación interna de convenios.
4.3.- Mantener un registro de los convenios, de sus informes y de presentaciones.
4.4.- Colaborar con las instancias superiores para que los convenios se informen debidamente.
Valdivia, octubre 2009.
